1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ZENTI WELLNESS HUB S.A.S. es una sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.979.360, cuyo nombre comercial es Igni Wellness House, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., dedicada a la prestación de servicios integrales de bienestar, salud, movimiento y desarrollo personal incluyendo, pero sin limitarse a, fitness funcional, entrenamiento dirigido, terapias corporales, prácticas de mindfulness, nutrición y programas de bienestar holístico.

Los canales oficiales de contacto para todos los efectos derivados de la presente política son:

Nombre comercial: Igni Wellness House

Razón social: ZENTI WELLNESS HUB S.A.S.

NIT: 901.979.360

Dirección: Calle 65 #2-25, Chapinero Alto, Bogotá D.C.

Teléfono: 301 444 04 65

Correo electrónico: hola@igniwellnesshouse.com

Sitio web: igniwellnesshouse.com

1. OBJETO Y ALCANCE

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos, criterios y procedimientos que ZENTI WELLNESS HUB S.A.S. En adelante «el Responsable» observa en el tratamiento de los datos personales de sus clientes, usuarios, empleados, proveedores y demás personas naturales con quienes establece relaciones de cualquier índole.

Su contenido da pleno cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 Ley de Protección de Datos Personales, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Decreto 1377 de 2013 y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), así como a cualquier norma que modifique, adicione, derogue o sustituya las anteriores.

Esta política aplica a todos los archivos y bases de datos que contengan datos personales tratados directamente por el Responsable o por terceros que actúen en su nombre, sin perjuicio de las disposiciones particulares establecidas para cada tipo de dato o categoría de titular.

1. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política y conforme a la normatividad vigente, se adoptan las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Dato Privado: Aquel que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para su titular.
5. Dato Público: El que no tiene carácter semiprivado, privado o sensible; entre otros, los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.
6. Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
7. Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.
8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
10. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
11. Transferencia: Operación mediante la cual el Responsable o Encargado, ubicado en Colombia, envía datos personales a un receptor que también actúa como Responsable, dentro o fuera del país.
12. Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tiene por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado en nombre del Responsable.
13. Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

El tratamiento de datos personales realizado por el Responsable se rige en su integridad por los siguientes principios:

1. Principio de Finalidad, Libertad y Autorización Previa: El tratamiento obedece a finalidades legítimas, constitucionales y legales, informadas al titular. Se realizará únicamente con autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones previstas en la ley.
2. Principio de Veracidad o Calidad: La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se dará tratamiento a datos parciales, incompletos o que induzcan a error.
3. Principio de Transparencia: El Responsable garantizará al titular, en cualquier momento y sin restricciones, el derecho a obtener información acerca de los datos que sobre él reposen en la base de datos.
4. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se limitará a la naturaleza de los datos y a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. Los datos personales no públicos no estarán disponibles en medios de comunicación masiva, salvo control técnico de acceso.
5. Principio de Seguridad: Se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los registros frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos no públicos están obligadas a garantizar su reserva, aún después de finalizada su vinculación con el Responsable.

5. AUTORIZACIÓN, TRATAMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ZENTI WELLNESS HUB S.A.S., como Responsable, llevará a cabo el tratamiento de los datos personales suministrados por sus titulares, previa obtención de autorización expresa e informada sobre la finalidad de dicho tratamiento.

La autorización podrá obtenerse a través de los siguientes mecanismos:

1. Firma del titular en documento físico o digital al momento de la vinculación o contratación de servicios.
2. Aceptación expresa en la plataforma digital o sitio web www.igniwellnesshouse.com  mediante inicio de sesión o marcación de casilla de consentimiento informado.
3. Diligenciamiento del formulario de inscripción o software de gestión en el que se incluya de manera expresa la autorización de tratamiento de datos personales.

El Responsable recolectará, usará, almacenará, transmitirá, circulará y transferirá datos personales, únicamente para los fines autorizados. Dicha información podrá ser accedida por sus empleados, contratistas, aliados y socios comerciales expresamente autorizados, en la medida estrictamente necesaria para el cumplimiento de las finalidades informadas.

5.1. Excepciones a la Autorización del Titular

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El Responsable, sus encargados y los terceros con acceso autorizado a los datos personales, llevarán a cabo el tratamiento para las siguientes finalidades, o aquellas que se informen al momento de la recolección:

1. Prestación integral de los servicios ofertados bajo la marca Igni Wellness House, conforme a las necesidades y objetivos del cliente.
2. Cumplimiento de las obligaciones contractuales derivadas de la relación entre el Responsable y el titular.
3. Gestión de acceso, registro de asistencia y control de ingreso a las instalaciones del Responsable.
4. Diseño y personalización de programas de entrenamiento, rutinas de bienestar y seguimiento de progreso.
5. Realización de actividades de oferta, mercadeo, promoción y comercialización de servicios y productos.
6. Envío de comunicaciones comerciales, publicitarias o promocionales de las actividades realizadas por el Responsable en ejercicio de su actividad comercial por cualquier canal: correo físico, correo electrónico, redes sociales, llamadas, mensajes de texto y mensajería instantánea.
7. Transferencia o transmisión de datos a terceros para fines administrativos, operativos, contables, de mercadeo o comerciales, en los términos de la ley.
8. Realización de encuestas de satisfacción de las actividades realizadas por el Responsable en ejercicio de su actividad comercial para realizar investigaciones de mercadeo.
9. Ejecución de programas de fidelización, beneficios exclusivos y gestión de comunidad de usuarios.
10. Cumplimiento de obligaciones tributarias, contables y de facturación.
11. Atención de requerimientos formulados por autoridades administrativas y judiciales.
12. Promoción de servicios propios o de terceros con quienes exista relación contractual, incluyendo ventas cruzadas y boletines informativos.
13. Gestión de cobros prejudiciales y judiciales, y reporte a centrales de riesgo.
14. Evaluación de riesgos, verificación de antecedentes comerciales y consulta de bases de datos o centrales de riesgo.
15. Cualquier actuación que tenga como finalidad el desarrollo de la relación comercial entre el Responsable y el titular.

6.1. Tratamiento de Datos Sensibles

Para la prestación adecuada de sus servicios, ZENTI WELLNESS HUB S.A.S. podrá recolectar y tratar datos sensibles exclusivamente en los siguientes contextos:

1. a) Datos de Salud:

• Identificar condiciones físicas, restricciones médicas o lesiones que permitan personalizar y adaptar de forma segura las rutinas, clases o programas de bienestar.
• Gestionar situaciones de urgencia médica dentro de las instalaciones o durante las actividades del Responsable.

1. b) Datos Biométricos:

• Identificar y autenticar el ingreso de clientes y usuarios a las instalaciones mediante sistemas de reconocimiento biométrico, en la medida en que se implementen.
• Garantizar la seguridad de personas y bienes a través de sistemas de videovigilancia en espacios señalizados.

1. c) Datos de Menores de Edad:

• En caso de que algún servicio esté dirigido a menores de edad, su tratamiento se realizará únicamente con autorización previa, expresa y verificable de uno de sus padres o representantes legales.
• El Responsable velará en todo momento por la protección de los derechos y el interés superior del menor.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, los titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, los cuales podrán ejercerse directamente o a través de su representante legal o apoderado:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o los encargados del tratamiento, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 o bajo la situación presentada en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad de protección de datos, una vez agotado el trámite interno.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Solicitar la supresión de sus datos de las bases de datos del Responsable, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En cumplimiento del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ZENTI WELLNESS HUB S.A.S. adoptará las siguientes obligaciones:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular, bajo las condiciones previstas en la ley.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
5. Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta y actualizada.
6. Actualizar la información y comunicar oportunamente al encargado cualquier novedad respecto de los datos suministrados.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado.
8. Suministrar al encargado únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir al encargado el respeto permanente a las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
10. Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legalmente establecidos.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
13. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

Los titulares de datos personales o representantes legales podrán ejercer sus derechos y formular consultas o reclamos a través de los canales de atención habilitados por el Responsable, dirigidos al área encargada de la gestión de datos personales.

9.1. Consultas

El Responsable atenderá las consultas sobre los datos personales almacenados en sus bases de datos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no fuera posible atender la consulta en dicho plazo, el Responsable comunicará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, la cual no podrá exceder los cinco (5) días hábiles adicionales.

9.2. Reclamos

El reclamo deberá contener, como mínimo: nombre completo e identificación del titular, datos de contacto, descripción de los hechos que motivan el reclamo, canal de respuesta preferido, y documentos que soporten la solicitud.

El Responsable atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuera posible resolverlo en ese lapso, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha prevista de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.

Si el reclamo estuviera incompleto, el Responsable solicitará al titular la información faltante dentro de los cinco (5) días siguientes. Transcurridos dos (2) meses desde dicho requerimiento sin respuesta, se entenderá que el titular ha desistido.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no superior a dos (2) días hábiles, que se mantendrá hasta la resolución del mismo.

9.3. Requisito de Procedibilidad ante la SIC

El titular sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento, de conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

10. REVOCACIÓN DE AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

El titular podrá revocar la autorización otorgada o solicitar la supresión de sus datos personales en los siguientes eventos:

1. Cuando considere que sus datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Cuando los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad que motivó su recolección.
3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines del tratamiento.

La supresión implica la eliminación total o parcial de los datos del titular en los registros y bases de datos del Responsable. No obstante, el Responsable podrá negar motivadamente la supresión cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones.
3. Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular, realizar una acción de interés público o cumplir una obligación legal.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ZENTI WELLNESS HUB S.A.S. implementa medidas técnicas, administrativas y humanas destinadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación indebida o destrucción, entre las cuales se incluyen:

1. Medidas técnicas: cifrado de información, acceso restringido por roles y uso de servidores y plataformas seguras.
2. Medidas administrativas: capacitación del personal, acuerdos de confidencialidad y políticas internas de manejo y acceso a la información.
3. Medidas físicas: control de acceso a las instalaciones, supervisión de áreas sensibles y resguardo físico de documentos y equipos donde se almacena información.

13. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 4 de junio del 2026. Los datos personales recolectados con anterioridad a dicha fecha y que se encuentren almacenados en las bases de datos del Responsable serán tratados conforme a los términos aquí establecidos.

ZENTI WELLNESS HUB S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente política cuando las circunstancias legales, operativas o comerciales así lo requieran. Las modificaciones no sustanciales podrán realizarse sin notificación previa. Las modificaciones sustanciales serán informadas a los titulares con un mínimo de diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor, a través de los canales de comunicación habituales del Responsable.

La versión vigente de esta política estará disponible en todo momento en  igniwellnesshouse.com y en las instalaciones físicas de Igni Wellness House.